E-Mails automatisch und unternehmensweit archivieren, Zugriffsberechtigungen definieren und jederzeit recherchieren…
E-Mails haben den früheren Papierbrief sowie das Telefax in den meisten Branchen bereits zum Großteil abgelöst – in Sachen Aufbewahrung erfährt das E-Mail jedoch meist weniger Aufmerksamkeit als seine papiergebundenen Vorfahren – hier besteht Handlungsbedarf – aus organisatorischer wie rechtlicher Sicht sind viele E-Mails min. gleichwertig einzustufen.
Unternehmensweiter „100% Ansatz“: Damit für das Unternehmen unter keinen Umständen ein E-Mail verloren geht entscheiden sich die meisten Unternehmen dafür , vollautomatisch sämtliche E-Mails (außer Spam-Mails) zu archivieren. Situationen wie: „Was passiert wenn ein Benutzer ein E-Mail löscht“, „Was geschieht mit den E-Mail-Konten ausgeschiedener Mitarbeiter“ oder auch „Was passiert beim Wechsel des Mailsystems oder des Mailproviders“ – sind dann sozusagen pauschal gelöst.
Durchblick in der E-Mail Flut: Ob es darum geht alle E-Mails eines bestimmten Adressaten zu finden, wahlweise in einem bestimmten Zeitraum oder mit einem zus. im E-Mail enthaltenen Wortes – oder ob schlichtweg sämtliche E-Mails nach einem bestimmten Inhalt durchsucht werden sollen - Je nach Recherchefall bietet Ihnen inoxisionARCHIVE die passende Suchmöglichkeit. In die Volltextinformationen fließen übrigens auch Inhalte aus den E-Mail Anhängen mit ein.
Selektive Ablage: Aus E-Mails stammende bspw. Eingangsrechnungen werden unabhängig vom 100%-Archiv ordentlich klassifiziert im Belegordner abgelegt. Aber auch unabhängig davon unterstützt inoxisionARCHIVE die selektive E-Mail-Ablage – sinnvoll ist dies bspw. dann, wenn E-Mails Projektbezogen abgelegt werden sollen.
Zugriffsberechtigungen: Dass die Geschäftsleitung im Zweifel auf alle E-Mails zugreifen kann ist natürlich gegeben – beim Papierbrief wäre dies auch nie anders gewesen – Welcher Benutzer welche E-Mails recherchieren darf ist frei konfigurierbar. Oft wird schlichtweg die Personenbezogene Einstellung gewählt, sodass jeder Benutzer nur E-Mails mit seiner E-Mail-Adresse sieht – aber auch komplexere Berechtigungen wie ein Abteilungsweiter Zugriff ist möglich.
Doppelter Schutz vor Schadsoftware: Sicherlich prüft Ihre Firewall oder Mailserver bereits, ob ein E-Mail eine Schadsoftware (Virus) enthält und verarbeitet diese im Zweifel nicht. inoxisionARCHIVE Protect prüft die E-Mails zus. nochmal bei einer späteren Recherche. Sollte eine Schadsoftware bei Ankunft des E-Mails nicht erkannt worden sein, weil die Schadsoftware bspw. neu war, richtet diese auch in Zukunft keinen Schaden an.
