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inoxision ARCHIVE

Dokumentenmanagement und - Archivierung

Dokumentenarchivierung

E-Mail-Archivierung

Dokumentenmanagment

Eingangsrechnungen - zusammenführen, prüfen, ablagen, wiederfinden

Ob per Mail, aus einem Portal oder per Papier: Eingangsrechnungen zusammenführen, erkennen in einem Workflowprozess prüfen und revisionssicher archiveren…

Zusammenführen: Ob gescanntes Papierdokument, E-Mail, einzelnes PDF-File, ZUFeRG-PDF oder EDI-Beleg – inoxisionARCHIVE führt die Eingangsrechnungen, unabhängig davon über welchen Weg Ihnen diese zugegangen sind, zusammen.

Eingangsrechnung erkennen:
Für die Verschlagwortung von Papierdokumenten oder PDFs bringt inoxisionARCHIVE verschiedene Möglichkeiten mit. Für häufig wiederkehrende Lieferanten kann die Formularerkennung (Stapelverarbeitung mit OCR-Erkennung) eingesetzt werden – hier ist es möglich die jeweiligen Rechnungsformulare selbst anzulernen. Diese werden dann automatisch erkannt und nur die nicht erkannten werden zur man. Prüfung vorgelegt. Bei geringeren Dokumentenvolumen steht der Verschlagwortungsdienst, der Ablageassistent bzw. die man. Verschlagwortung zur Verfügung. Belege mit ZUGFeRD oder XRechnungs Daten werden automatisch verschlagwortet

Belegprüfung: Ob eine oder mehrere Instanzen, ob sequenziell oder parallel – mit inoxisionARCHIVE sind Unternehmensbezogen angepasste Belegprüfroutinen einstellbar, die die Belege automatisch durchs Unternehmen führen. Recherche- und Eskalationsagenten warnen bei bspw. zu langen Durchlaufzeiten bzw. geben jederzeit Auskunft über den Stand der Bearbeitung.

Wiederfinden: Neben der selektiven Suche nach bspw. Lieferant, Datumsbereich oder Belegnummern steht auch die Volltextsuche (Dateninhalte und OCR Erkennung) zur Verfügung. Je nach Einstellung der Schlagwörter (Ordnungskriterien) findet sich ein Beleg in der Adress- und Belegakte, ggf. aber auch in einer Projekt-, Vertrerter-, Chargen- oder Seriennummernakte wieder.

Hinweise: Die hier aufgeführten Schritte müssen nicht zwingend durchlaufen werden. Selbstverständlich ist es auch möglich ohne Prüfprozess direkt zu archivieren. Die beschriebene Arbeitsweise kann natürlich auch für andere Dokumentenarten als Eingangsrechnungen verwendet werden.

Ausgangsrechnungen und Co. - revisionssicher ablegen

Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Mahnungen ... sowie weitere selbst erstellte Dokumente revisionssicher archiveren…

Übernahme aus Ihrer Softwarelandschaft: Ob Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen oder Lieferantenbestellungen – inoxisionARCHIVE bringt gleich mehrere Wege für die Übernahme dieser Dokumente aus bspw. Warenwirtschafts/ERP Systemen mit.

Windows-Drucker: inoxisionARCHIVE erscheint wie ein Drucker in Ihrer bekannten Druckerauswahl. Wird ein Dokument mit diesem Drucker gedruckt, wird es archiviert. Die Dokumentenschlagwörter, bspw. die Belegart, -nummer, -datum, Adressnummer kann vom druckenden System per Steuerzeichen eingedruckt und damit übergeben werden.

Dateibasierend: Erstellt Ihr bspw. ERP System die zu archivierenden Dokumente bereits als PDF (Dateninformation im PDF oder als sep. bspw. CSV oder XML Datei), kann inoxisionARCHIVE auch diese übernehmen.

OCR-Erkennung: Falls Ihr bspw. Fakturationsprogramm weder PDFs erstellt noch Drucksteuerzeichen unterstützt, ist es auch möglich die Ablage der selbst erstellten Dokumente per OCR/Formularerkennung durchzuführen.

Lieferscheine, Aufträge oder Verträge - zurückbekommen, prüfen, ablegen und verwalten

Belege ausgefüllt oder unterzeichnet erkennen, in einem Workflowprozess prüfen o. zurückerfassen, revisionssicher aufbewahren und ggf. auf Wiedervorlage setzen …

Unterzeichnete Lieferscheine oder Verträge, ausgefüllte Reklamationsscheine oder Dokumente aus der Fertigung oder Werkstatt – all diese Dokumente werden mittels der inoxisionARCHIVE Stapelverarbeitung automatisch erkannt und archiviert.
Die Erkennung kann wahlweise per QR-Code, Barcode oder Text/OCR Erkennung erfolgten.

Digitale Geschäftspost (E-Mails) - sicher aufbewahren und wiederfinden

E-Mails automatisch und unternehmensweit archivieren, Zugriffsberechtigungen definieren und jederzeit recherchieren…

E-Mails haben den früheren Papierbrief sowie das Telefax in den meisten Branchen bereits zum Großteil abgelöst – in Sachen Aufbewahrung erfährt das E-Mail jedoch meist weniger Aufmerksamkeit als seine papiergebundenen Vorfahren – hier besteht Handlungsbedarf – aus organisatorischer wie rechtlicher Sicht sind viele E-Mails min. gleichwertig einzustufen.

Unternehmensweiter „100% Ansatz“:
Damit für das Unternehmen unter keinen Umständen ein E-Mail verloren geht entscheiden sich die meisten Unternehmen dafür , vollautomatisch sämtliche E-Mails (außer Spam-Mails) zu archivieren. Situationen wie: „Was passiert wenn ein Benutzer ein E-Mail löscht“, „Was geschieht mit den E-Mail-Konten ausgeschiedener Mitarbeiter“ oder auch „Was passiert beim Wechsel des Mailsystems oder des Mailproviders“ – sind dann sozusagen pauschal gelöst.

Durchblick in der E-Mail Flut: Ob es darum geht alle E-Mails eines bestimmten Adressaten zu finden, wahlweise in einem bestimmten Zeitraum oder mit einem zus. im E-Mail enthaltenen Wortes – oder ob schlichtweg sämtliche E-Mails nach einem bestimmten Inhalt durchsucht werden sollen - Je nach Recherchefall bietet Ihnen inoxisionARCHIVE die passende Suchmöglichkeit. In die Volltextinformationen fließen übrigens auch Inhalte aus den E-Mail Anhängen mit ein.

Selektive Ablage: Aus E-Mails stammende bspw. Eingangsrechnungen werden unabhängig vom 100%-Archiv ordentlich klassifiziert im Belegordner abgelegt. Aber auch unabhängig davon unterstützt inoxisionARCHIVE die selektive E-Mail-Ablage – sinnvoll ist dies bspw. dann, wenn E-Mails Projektbezogen abgelegt werden sollen.

Zugriffsberechtigungen: Dass die Geschäftsleitung im Zweifel auf alle E-Mails zugreifen kann ist natürlich gegeben – beim Papierbrief wäre dies auch nie anders gewesen – Welcher Benutzer welche E-Mails recherchieren darf ist frei konfigurierbar. Oft wird schlichtweg die Personenbezogene Einstellung gewählt, sodass jeder Benutzer nur E-Mails mit seiner E-Mail-Adresse sieht – aber auch komplexere Berechtigungen wie ein Abteilungsweiter Zugriff ist möglich.

Doppelter Schutz vor Schadsoftware: Sicherlich prüft Ihre Firewall oder Mailserver bereits, ob ein E-Mail eine Schadsoftware (Virus) enthält und verarbeitet diese im Zweifel nicht. inoxisionARCHIVE Protect prüft die E-Mails zus. nochmal bei einer späteren Recherche. Sollte eine Schadsoftware bei Ankunft des E-Mails nicht erkannt worden sein, weil die Schadsoftware bspw. neu war, richtet diese auch in Zukunft keinen Schaden an.

Office Dateien – verwalten und Versionieren

Word-, Excel -oder andere Dateien ablegen, mit Zugriffsberechtigungen versehen, Unternehmensweit wiederfinden und bearbeiten sowie automatisch versionieren

Bei der Dateiablage direkt im Filesystem entsteht oft ein Durcheinander – spätestens dann, wenn Dateien auch lokal auf den PCs abgelegt werden oder Kopien entstehen welche sich unabhängig voneinander weiterentwickelnn.

inoxisionARCHIV hilft Ihnen bei der Organisation der Dateiablage: Office-Dokumente sowie jegliche andere Dateitypen werden unter Angabe von Zuordnungskriterien zentral archiviert und aufbewahrt. Im Unterschied zur Ablage im Filesystem ist eine so archivierte Datei über verschiedene Wege auffindbar, bspw. Adress-, Projekt-, Abteilungsbezogen oder per Volltextsuche.

Direkt im Windows-Explorer: Die Dokumente erreichen Sie nicht nur mit dem inoxision Windows- oder Webclient bzw. den Apps – je nach Einstellung werden die Dokumente bzw. Dateien auch direkt im gewohnten Windows-Explorer dargestellt und können auch dort abgelegt werden.

Versionierung: Wird eine so archivierte Datei aufgerufen bzw. verändert, bildet inoxisionARCHIVE automatisch eine Versionierung – per Klick greifen Sie so auch auf die jeweiligen Vorgängerversionen zu.

Homeoffice

Im Homeoffice per Windows- oder Webclient, unterwegs per Android/iOS App – Dokumente recherchiere, Ablagen oder Prüfen…

Bei der erfolgreichen Umsetzung von Homeoffice Arbeitsplätzen spielt die Digitalisierung der Dokumente sowie  deren zentrale Aufbewahrung eine entscheidende Rolle. Ob im Büro, aus dem Homeoffice oder von unterwegs, mit inoxisionARCHIVE erhalten Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumente.

Homeoffice: Je nach Systemumfeld wird mit dem Webclient oder dem Windows-Client (wahlweise lokal oder per Terminalserver) gearbeitet.

Unterwegs: Mit den Apps für Android und iOS (iOS, Tablett) werden Dokumente recherchiert oder abgelegt und auch Workflowprozesse, bspw. die Freigabe einer Eingangsrechnung sind möglich. Für die Arbeit mit dem Notebook steht der Webclient im selben Nutzungsumfang bereit.

DMS Funktionen in ERP, CRM oder Fibu nutzen

Effektivität und mehr Transparenz - Dokumente in angebundenen Softwarelösungen erstellen und recherchieren ...

Ob es darum geht aus bspw. den Adresstammdaten Ihres ERP, CRM oder Fibu-Systems die Adressbezogenen Dokumente per Klick einzusehen oder darum zu einem bspw. Auftrag oder Lieferschein im Warenwirtschaftssystem ein Dokument einzuscannen bzw. zuzuordnen – Durch die Verbindung zu ihren weiteren Softwaresystemen werden viele Arbeitsprozesse effektiver. inoxisonARCHIV bietet gleich mehrere Wege um solche Verbindungen mit geringem Aufwand herzustellen. Weiterhin bestehen zu versch. Standardsoftwarelösungen feste Schnittstellen.

flexIntegrate - Integration ohne Eingriff im anzubindenden System: flexIntegrate lernt die Programmmoberfläche der anzubindenden Software, platziert Funktionen für bspw. Recherche und Ablage und holt sich die nötigen Informationen, bspw. also die Adress- oder Belegnummer „vom Bildschirm“.

- Feste Verbindungen per API oder Fileschnittstelle
- Standardschnittstellen von inoxision: Microsoft Office, Outlook, Datev
- ERP-Schnittstellen von MS Solutions: SoftENGINE BüroWARE/WEBWARE
- Partnerschnittstellen u.a.: Selectline, GDI, BlueOffice, SAP BO
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